Введение электронных трудовых книжек – что надо знать

Основным документом, подтверждающим наличие опыта и стажа работы, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). В установленном порядке работодатель вносит записи о приеме сотрудника, внутренних перемещениях, увольнении.

До момента прекращения действия договора ответственность за сохранность документа несет работодатель. В рамках реализации проекта «Цифровая экономика», на основании Указа Президента № 203 от 09.05.2017, запланирован переход на ведение документооборота в электронном виде.

Электронная трудовая книжка, например, сможет обеспечить условия для дистанционной занятости. Поговорим подробнее – как на практике это будет осуществляться. Если останутся вопросы, вы можете обратиться непосредственно к эксперту Takzakonno.ru

Регулирование перехода на электронные трудовые книжки

В связи с началом действия электронных трудовых книжек с 2020 года ряд изменений внесено в трудовое законодательство.

Перед работодателями поставили задачу:

• обеспечить техническую возможность для передачи базы данных о сотрудниках в установленном порядке в территориальные Пенсионные фонды;
• до 30.06.2020 уведомить персонально каждого штатного сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки, их праве до конца текущего года определиться – хотят ли они, чтобы дальше вносились данные в «бумажный» документ кадровой службой, или сведения о его деятельности в организации предоставлялись в электронном формате;
• внести соответствующие дополнения, изменения в локальные правовые акты внутреннего пользования о порядке выдачи работникам сведений об их деятельности в данной организации при увольнении или при другой необходимости.

Важно! На основании законов, принятых 16.12.2019 ФЗ № 436 и ФЗ № 439 формирование работодателями сведений о своих сотрудниках в электронном виде обязательно.

Порядок учета и предоставления данных о трудовой деятельности регулируется нормами введенной новой ст. 66. 1 ТК РФ.

Права работников

Для работающих лиц переход на цифровой формат без бумажного носителя информации носит исключительно добровольный характер.

До конца 2020 года трудоустроенные официально граждане должны подать на имя руководителя произвольно написанное заявление на электронную трудовую книжку или по желанию о продолжении ведения «бумажного» документа.

С согласия сотрудников перейти на ведение электронных трудовых книжек, бумажные документы отдают на руки их владельцам.

Таким образом, работодатель снимает с себя ответственность за сохранность трудовой и достоверность внесенных данных.

Вновь поступающим на работу лицам, начиная с 2021 года, при отсутствии ранее стажа, записи будут вносить только в электронном виде.

Для сведения! Если человек в установленный включительно по 31.12.2020 срок не работал, но за ним сохранялось его место и должность, за ним остается право в любое время принять решение и письменно обратиться с просьбой о ведении трудовой книжки в бумажном или электронном виде.

Например, такие ситуации могут возникнуть при отсутствии сотрудников, находящихся на длительном лечении или оформивших отпуск по уходу за ребенком.

Заполнение электронной трудовой книжки

Приказом № 23н от 20.01.2020 Министерство труда утвердило формы заполнения сведений о трудовой деятельности для предоставления работодателем по запросу работников и в Пенсионный фонд.

На основании распорядительных документов, издаваемых руководителем, с которыми под роспись должны ознакомить заинтересованное лицо, формируются сведения (СТД-Р):

• о приеме человека на работу;
• о внутренних и внешних переводах;
• о причинах и сроках прекращения трудовых отношений.

Аналогично получить сведения о периодах работы, зачтенных в страховой стаж, есть возможность из информационных ресурсов ПФ России по форме СТД-ПФР.

Отметим, что практически весь перечень данных подтверждающих периоды занятости гражданина, занимаемые должности (профессии) совпадает с ранее вносимыми вручную.

Требования к работодателю

Независимо от формы собственности предприятий и организаций, руководители их деятельностью, включая индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных рабочих, должны цифровизировать информацию о подчиненных.

Утвержденный порядок обязывает указывать сведения о самом сотруднике, его работе в данной организации.

Приведем пример, если работник согласился на электронную трудовую книжку:

1. Без сокращений, на русском языке уточняют фамилию, имя, отчество (при наличии) сотрудника (не склоняя, применяется именительный падеж).
2. В отведенных специально полях указывают дату его рождения и номер СНИЛС.
3. Далее заполняют информацию о самом работодателе, включая – полное наименование юридического лица, регистрационный номер страхователя, идентификационный номер налогоплательщика, код КПП.
4. Обязательно указывают дату подачи письменного обращения.
5. Сведения о работе вносят, заполняя таблицу, где указывают:

• число, месяц, год – кадрового мероприятия;
• что человек принят на работу, переведен на другую должность, присвоена квалификация или разряд классности, уволен, переименовывалось ли предприятие;
• соответствующее действующему штатному расписанию наименование должности, профессии;
• код выполняемых функций (если работодателем будет принято решение о применении кодировки на основании профессиональных стандартов);
• последние данные о причинах прекращения трудовых правоотношений, формулируют, ссылаясь на основания соответствующие нормам ТК РФ, другого законодательного акта.
• наименование распорядительного документа, подтверждающего прием на работу, перевод или увольнение сотрудника, его регистрационный номер и дату издания;
• при отмене ранее изданного приказа (например, об увольнении, признанном незаконным) или корректировки ранее внесенных данных, заполняют графу «признак отмены записи».

Пример заполнения по графам электронной трудовой книжки здесь.

Положительные и отрицательные стороны

Мнения экспертных специалистов относительно цифровизации сведений, подтверждающих страховой стаж, который учитывается при назначении пенсий, порой интересуют руководителей, принимающих новых сотрудников, неоднозначны.

К «плюсам», например, как считают юристы, можно отнести:

• нет риска утери документа и восстановления данных о работе, особенно если организация уже не существует или поменяли местожительство и нужно время, чтобы получить ответы на запросы по почте или поездки;
• не придется «воевать» с работодателем, задерживающем выдачу справки о стаже или продолжении работы, поскольку сведения можно получить самостоятельно через личный кабинет на сайте Гослуслуги, Пенсионного фонда, обратившись в МФЦ.

К сожалению, остаются «минусы»:

• никто не застрахован от угрозы взлома базы данных, уничтожения сведений;
• существует вероятность допуска ошибок при передаче данных от работодателя в Пенсионный фонд;
• и другие.

Итак, окончательное решение о переходе на электронные книжки принят, внесены соответствующие изменения в трудовое законодательство.

Несмотря на это, за трудящимися остается право подать заявление, чтобы работодатель продолжил вносить записи в привычную трудовую книжку бумажного формата.

Эксперты Takzakonno.ru ответят на интересующие вопросы, касающиеся конкретно вашей ситуации.

Если работодатель отказывается дальше нести ответственность за трудовой документ, не уведомил вас о том, что далее учет записей о работе будет вестись, мы поможем защитить ваши права.

Обратиться к юристу Takzakonno.ru можно онлайн или заполнив специальную форму.